Nettoyez votre boîte mail : un impératif pour une productivité optimale et une sécurisation des données

Le mail est devenu un outil de communication incontournable et fait partie intégrante de notre quotidien, aussi bien à titre professionnel que privé. Notre boîte mail est un véritable trésor d’informations dont des informations dites sensibles qu’il faut à tout prix protéger. En effet, la boite mail est l’une des failles de sécurité du Système d’Information les plus exploitées par les cyberpirates pour usurper votre identité ou encore récupérer des informations.

Négliger le nettoyage et le tri de sa boîte mail peut rapidement vous compliquer la vie et celle de vos clients/partenaires. Sans compter qu’une boite mail pleine peut devenir un cauchemar d’inefficacité !

• Est-ce réellement nécessaire de conserver des dizaines (voir centaines) de mails non lus ?
• Pourquoi passer 30 minutes (voir plus) à rechercher un mail reçu il y a quelques jours (voir quelques semaines …) ?
• Pourquoi conserver des spams potentiellement dangereux et augmenter le risque de phishing ?
• Dans quelles mesures conserver les mails uniquement dans ma boite mail limite l’accès à l’information à mes collègues ou à moi même en cas d’inaccessibilité de cette dernière ?

• Saviez-vous qu’envoyer 20 mails/jour pendant un an pollue autant que de parcourir 1 000 km en voiture ?
• …

Vous l’aurez compris, il est donc plus que nécessaire d’effectuer régulièrement un nettoyage pour assurer une productivité optimale, protéger ses données mais également limiter au maximum sa pollution numérique.

Trier, classer, archiver sont les mots d’ordre d’une boite mail bien organisée !

Voici quelques conseils simples qui vous permettront une meilleure organisation, productivité et sécurité :

• Triez vos mails par volume afin d’identifier les plus volumineux et donc les plus urgents à traiter
• Supprimez tous les mails inutiles : que ce soient les mails non lus ou les spams, ne conserver que les mails qui sont pertinents
• Supprimez les mails et les pièces jointes avec des informations personnelles et surtout sensibles de vos collaborateurs, clients partenaires, etc. (noms, prénoms, adresse, N° sécurité sociale, RIB, fiche de paie, etc.)
• Utilisez des dossiers afin de classer et retrouver vos mails facilement
• Sauvegardez vos mails importants sur un support sécurisé (serveur, NAS, etc.)
• Désabonnez-vous de toutes les newsletters et listes de diffusion qui ne vous intéressent pas
• Videz vos spams et votre corbeille régulièrement

Le nettoyage régulier de votre boîte mail est bien plus qu’une simple tâche de routine. C’est une stratégie essentielle pour maintenir votre productivité, réduire le stress et protéger votre sécurité en ligne. En suivant les conseils ci-dessus et en prenant l’habitude de nettoyer régulièrement votre boîte mail, vous serez mieux armé pour gérer efficacement votre communication numérique et vous concentrer sur ce qui compte le plus dans votre vie professionnelle et personnelle.

L’équipe de Strat&SI vous accompagne, contactez-nous.