Success Story : SOLIHA d’Aveyron choisit Strat&SI pour auditer son Système d’Information
Dans les lignes qui suivent, nous aurons le plaisir de vous présenter l’association SOLIHA d’Aveyron et leurs problématiques. Nous verrons comment Strat&SI les a accompagné pour sécuriser et faire évoluer leur Système d’Information (SI).
Nous mettrons en lumière les enjeux auxquels faisaient face le SI, le déroulement de l’audit et les différents projets identifiés sur leur Système d’Information (SI).
L’association
SOLIHA d’Aveyron s’inscrit dans l’économie sociale et solidaire, privilégiant les activités de service social d’intérêt général. L’association contribue à la politique du logement, notamment des personnes défavorisées et le développement d’entreprises solidaires d’utilité sociale.
SOLIHA se donne comme projet de mener sur l’ensemble des territoires deux missions complémentaires. D’une part, l’accès et le maintien dans le logement des ménages modestes. D’autre part, l’accompagnement des collectivités locales, comme opérateur des politiques territoriales.
SOLIHA d’Aveyron est une association reconnue Service Social d’Intérêt Général (SSIG). Active depuis sur le département de l’Aveyron, l’association favorise le maintien et l’accès dans le logement des personnes défavorisées, fragiles et vulnérables en apportant des réponses adaptées aux besoins des populations et aux spécificités des territoires .
- Ses principaux métiers : bâtisseur de logement d’insertion, conducteur de projets pour les territoires, agence immobilière sociale, maitrise d’œuvre dans la conception et la réalisation et créateur d’économies d’énergies.
- Ses principales missions : l’ingénierie de projets pour les collectivités territoriales, la réhabilitation accompagnée au service des particuliers, l’utilisation de l’énergie renouvelable et la réhabilitation constante du parc immobilier et l’accompagnement des ménages vers et dans le logement.
- Ses différents domaines d’intervention : les logements sociaux ; les logements vétustes/insalubres ; la rénovation énergétique ; les logements inadaptés aux personnes en situation de handicap ou en perte d’autonomie.
- Quelques chiffres : environ 1 025 personnes accompagnées, contribution à l’amélioration d’environ 295 logements et des projets menés pour 6 Communautés de Commune et ceci grâce à l’investissement de 29 salariés et 27 administrateurs et 64 de CA millions générés.
Son approche innovante et sa connaissance approfondie du territoire lui permettent de répondre aux défis de l’habitat et du logement.
L’histoire
L’histoire entre Strat&SI et SOLIHA commence en février 2023.
Pour commencer, Nathalie GUERCHOUX et David TREMOLET nous ont sollicité pour les accompagner dans leur transition numérique. Après quelques échanges, nous avons construit la mission, définit le périmètre et le planning. La mission débute donc en mai 2023, par un audit de leur Système d’Information.
Les finalités de cet état des lieux sont d’obtenir une vision globale du SI (photo à l’instant T) et de les conseiller dans l’évolution de leur SI.
Comment ?
Pour mener à bien notre objectif, nous avons :
- Réalisé une visite des deux sites de SOLIHA d’Aveyron : Millau et Onet-le-Château
- Entrepris 6 entretiens collectifs avec les collaborateurs à hauteur d’environ un par service afin de bien comprendre les métiers (même si nous les connaissions déjà grâce à un autre de nos clients 😉 ), les process et outils utilisés quotidiennement, les types de données et leur stockage et un petit focus incontournable sur les messageries (et oui, elles sont en général le reflet du placard à « bazar » que nous avons tous au bureau ou à la maison et qui cachent souvent des pépites oubliées 😊).
- Rencontré leur infogéreur pour faire le point sur leur fonctionnement, l’infrastructure, les sauvegardes, cerner leur périmètre d’intervention et pleins d’autres sujets… Mais nous devons garder un peu de mystère …
- Envoyé à tous les collaborateurs et analysé les résultats d’un questionnaire en ligne. Il a pour objet de faire le point sur la satisfaction concernant le matériel primaire, secondaire, les logiciels, les relations avec les principaux prestataires quand ils ont des problèmes / questions à traiter.
- Récolté les informations nécessaire pour analyser le SI : état de parc, factures, contrats, etc.
Après quelques jours passés dans ce beau département de l’Aveyron, 2 restaurants sympathiques découverts et de beaux échanges partagés, notre team Strat&SI est revenue dans le secteur stéphanois pour digérer, compiler et analyser tout cela !
Et là, le travail continue ! Formaliser les constats, identifier les risques et leurs criticités et surtout trouver et prioriser LES préconisations pour sécuriser et faire évoluer leur SI !
La restitution
Lors de cette étude approfondie, minutieuse et complète, Strat&SI a mis en évidence des vulnérabilités majeures et des risques, notamment
- Une désuétude du SI : serveur saturé et plus sous garantie et parc d’ordinateurs loin de sa première jeunesse …
- Une infrastructure sous dimensionnée : serveur et lien Internet.
- Un SI pas assez adapté aux besoins des utilisateurs et aux règles de l’art : applications non cloisonnées sur les serveurs, matériel peu adapté au nomadisme et avec des lenteurs, salles serveurs « passantes » et non fermées à clé (comme dans beaucoup de structures, ne nous le cachons pas hein 😉),
- Des logiciels métiers adaptés mais qui ne communiquent pas entre eux. Cela nécessite donc des ressaisies, dont les fonctionnalités ne sont pas toutes activées et/ou utilisées par les collaborateurs par manque de formation ou de connaissance de ces dernières.
- Un SI qui ne couvre pas suffisamment le périmètre stratégique de l’association. Cela les contraint ainsi la collecte et donc l’analyse des données pour gérer sereinement la structure.
- Une vision globale limitée du SI.
Face à ce constat d’un SI à la sécurité insuffisante et peu adapté aux besoins et usages de SOLIHA d’Aveyron, Strat&SI a identifié différentes actions correctives classées par projets priorisés.
Ces constats, ces risques et ces préconisations ont été présentés à Nathalie et David en juillet 2023. En fin de séance, nous avons convenu de faire une estimation financière de la mise en place de toutes ces actions correctives formalisées en projets.
Notre team Strat&SI, après quelques jours de vacances (et oui, c’était l’été 🏖️) a contacté différents prestataires pour trouver les solutions techniques, les meilleurs approches et les enveloppes financières à envisager pour chacun de ces projets.
Ces projets détaillés et chiffrés ont été formalisés et planifiés puis présentés à SOLIHA d’Aveyron. Puis, un travail de co-construction, de cette feuille de route du SI, a été engagé avec la Direction.
A l’issu de cette mission d’audit, SOLIHA d’Aveyron a choisi Strat&SI pour les accompagner sur toute la durée du déploiement et piloter cette feuille de route.
Ces constats exposés, l’accord et la confiance instaurés l’histoire se poursuit donc avec la phase 2 !
DSI et portefeuille de projets
Tout d’abord, la priorité était de sécuriser le socle du SI pour assoir la suite des projets. Pour cela, plusieurs actions ont été mises en place, notamment :
- Renouvellement du serveur
- Augmentation des liens Internet
- Renouvellement des postes obsolètes
En parallèle, SOLIHA d’Aveyron lance un suivi de son système d’information et des projets tels que :
- Le tri, le stockage et l’arborescence des données
- L’urbanisation de leur SI avec principalement une interconnexion entre les outils métiers optimisés et mis en cohérence avec des process réadaptés aux besoins
- La mise en place d’une Gestion Electronique des Documents (GED)
- La mise en place d’un usage collaboratif de M365
Vous souhaitez en savoir davantage sur ces projets qui seront menés à compter d’aujourd’hui et jusqu’en 2025 ? Rendez-vous dans quelques mois pour notre article dédié à SOLIHA d’Aveyron !
Le dernier mot pour Nathalie GUERCOIX, Directrice de SOLIHA d’Aveyron
« La modernisation d’une structure qu’elle soit entreprise classique ou d’Economie Sociale et Solidaire n’est ni banale, ni anodine. Cette modernisation répond à un besoin multiple : être efficient et le rester, s’adapter à un environnement mouvant qui n’attend pas.
Nos collaborateurs sont demandeurs de flux d’information facilités, simplifiés. La Direction de Soliha d’Aveyron entend mener cette campagne légitime de refonte du système d’information/d’informatique dans son ensemble.
Compte tenu des enjeux à court et à moyen terme, confier à Stra&SI cette mission de nous assister dans cette conduite est une opportunité. Par une méthode transversale, neutre, moderne et ajustée à des structures polyvalentes comme SOLIHA , les évolutions se concrétiseront dès début 2024. Être un ensemblier pour 5 métiers générés par SOLIHA d’Aveyron : voilà le challenge pour Strat&SI.
SOLIHA d’Aveyron a de fortes attentes pour ce sujet. »