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études de cas

Une transition numérique très bien accueillie à la mairie d’Aurec-sur-Loire 

Le monde des collectivités est en pleine transition vers de nouveaux modes de fonctionnement qui incluent le numérique. La sécurisation des données et la circulation des informations sont des enjeux essentiels pour les mairies.

Jérôme Gaillard, Directeur Général des Services à la mairie d’Aurec-sur-Loire depuis 2020, contribue à la transition numérique de cette commune. Il nous raconte son histoire.

L’objectif : moderniser les services internes et externes de la mairie

Nous partons d’un constat simple : sur le sujet du numérique, nous avons l’impression d’être bloqués dans les années 1980. De plus, la question de la transformation numérique au sein de nos services est un sujet d’actualité en interne. Nous avons acheté deux logiciels : un pour l’état-civil et l’autre pour la gestion de cimetières. Ces projets ayant été menés séparément, aucune concertation n’a eu lieu et le résultat est que les 2 logiciels ne communiquent pas entre eux. Ceci implique des ressaisies par les services.

L’objectif politique est de mener sur ce mandat une transition numérique de la Mairie d’Aurec-sur-Loire : numériser les outils pour répondre aux besoins des usagers et à ceux de l’équipe de la mairie.

Une demande croissante de l’équipe

L’équipe municipale est en attente et a besoin de modernisation de nos outils. Notamment pour améliorer leur performance et mettre en place facilement une politique de travail à distance par exemple.

L’ensemble de l’équipe a hâte que des évolutions soient mises en place, ce qui limite les freins liés à la réticence au changement. Nous pensons que le dynamisme (dans tous les sens du terme) des collaborateurs et la volonté politique des élus facilitent la mise en œuvre de cette transition du papier vers le numérique.

Notre ambition : faciliter la vie des habitants

Notre politique intègre la transition numérique en vue de faciliter le quotidien de nos habitants. Par exemple, les familles devaient nous appeler pour réserver un transport scolaire, avec la transition en cours, nous avons facilité leurs démarches en proposant une réservation et paiement en ligne. Nous aspirons à multiplier ce type d’exemple qui facilitent le quotidien de nos usagers et nos échanges avec eux.

Un audit complet a permis d’engager l’équipe dans la transition numérique

La forme de l’audit proposée par Strat&SI nous convenait parfaitement. Cette transition doit se faire avec des personnes investies, en associant les personnes immergées au quotidien, avec un réel état des lieux matériel, technique des sites et une analyse des besoins de chacun. L’audit a permis de s’adapter au rythme des équipes et de les intégrer à la dynamique du changement :  il y a 6 mois les agents étaient légèrement inquiets mais ce matin lors de la réunion, il n’y a pas eu de sujet car ils sont prêts.

Cette étape était nécessaire et a permis de ne pas brusquer les personnes, d’impliquer les collaborateurs, d’inscrire les actions au budget, de les planifier et de se préparer à l’investissement.

Nous avons fait le choix d’un accompagnement externe

Sur la collectivité, nous développons un système hybride : recruter des agents du service public, et travailler avec des entreprises spécialisées, locales, là où nous n’avons pas la compétence en interne. D’ordre technique et fonctionnel, nous ne savons pas, en interne, gérer le pilotage du SI, mais surtout pas aussi bien. Ce n’est pas notre cœur de métier.

Le besoin sur cette mission, ne justifie pas à ce jour d’embaucher une personne en CDI à temps plein d’où l’intérêt d’une prestation externe. Le fait de passer par un prestataire, nous permet de gagner en flexibilité : en fonction de nos besoins, nos possibilités et nos envies, Strat&SI, adapte sa prestation d’accompagnement.

Vers un système d’information stable et pérenne

La plus-value la plus importante qu’a apporté Strat&SI est le fait qu’au-delà de l’audit, ils ne posent pas le toit avant de poser les murs. Il est important de mettre un ordre aux choses et d’écrire une histoire dans le temps. Seuls, nous n’aurions pas été capables de prioriser aussi efficacement les actions, ni de choisir les bons outils numériques.

Ce sont d’importants investissements et changements pour une petite structure, il faut donc que cela fonctionne et que ce soit rentable. Nous avons beaucoup travaillé là-dessus avec Ludivine et Bertrand, nous avons un plan d’actions logique, budgétisé et un calendrier.

Strat&SI s’adapte à notre rythme et répond à notre demande en nous fournissant une prestation de qualité, répondant à nos différentes problématiques internes et externes et c’est essentiel !

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